Comment onboarder un freelance dans votre entreprise ?

Alors que les freelances prennent de plus en plus d'importance sur le marché du travail, l'onboarding des freelances  est vraiment important pour votre entreprise après le recrutement.  En effet, un onboarding complet des freelances permettra de poser des bases solides et de les placer au même niveau que les salariés. L'intégration des freelances ne consiste pas seulement à leur donner un briefing approprié sur un projet sur lequel ils doivent travailler, mais aussi à les connecter à votre culture d'entreprise. Si un freelance n'a pas une connaissance suffisante des valeurs ou des besoins de votre entreprise, le risque d'erreurs dans le cadre du projet lui-même peut être plus élevé. En outre, une mauvaise intégration d'un freelance peut avoir des effets négatifs sur l'entreprise. C'est pourquoi, en tant que RH, vous devez élaborer un guide complet sur l'intégration des freelances. Ceci permettra de garantir que l'intégration des freelances dans votre équipe se fera toujours en toute sérénité.  

  L'intégration des freelances est un ensemble de mesures formelles que vous prenez pour fournir aux nouveaux freelances toutes les informations dont ils ont besoin pour s'installer avec succès.   En 2022, beaucoup d'entre nous n'ont plus de "bureau", au sens traditionnel du terme. Pourtant, chaque lieu de travail possède encore un ensemble de "rituels", respectés lorsqu'il s'agit du travail quotidien. Par exemple,  des accords de confidentialité obligatoires pour tous les postes de développement de logiciels. Les freelances, qui vous rejoignent, ne savent rien de tout cela. Vous devez donc mettre en place un processus d'accueil des freelances adapté. Au minimum, votre liste pour l'accueil des freelances doit couvrir quatre domaines principaux :  

L'aspect administratif

Il s'agit de tous les documents que votre employé doit signer pour pouvoir travailler légalement avec votre entreprise : contrats de travail, accords de confidentialité, documents relatifs à l'étendue du travail, etc. 

Financier

Ensuite, vous devez être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les paiements - montants, calendrier, méthodes, etc. N'oubliez pas la collecte des données fiscales (si nécessaire). 

Organisationnel

Mettez votre freelance au courant de toutes les questions opérationnelles telles que les délais, le calendrier des rapports, les canaux de communication à utiliser, les outils de collaboration, etc. 

Social

Enfin, faites en sorte que vos nouveaux collaborateurs se sentent bien accueillis en faisant une série de présentations et une orientation générale. Fournissez des informations sur l'entreprise, les services clés, le projet, la composition de l'équipe, etc. Plus vite vous ferez ce qui précède, plus vite une collaboration productive pourra commencer !   

L'intégration des freelances en quelques étapes pratiques  

 

Préparer les contrats de travail des freelances 

Toute nouvelle collaboration doit commencer par la contre-signature du contrat. Rendez cette étape rapide et efficace en créant un ensemble standard d'actifs juridiques à cosigner.  Voici ce qu'un bon contrat de travail de freelance doit comprendre :

• Le nom de toutes les parties 
• Portée du travail et produits à livrer convenus : nature des missions en elles-même
• Délais ou échéances des missions convenus à l'avance 
• La rémunération : structure tarifaire et les taux du freelance 
• Conditions et modalités de paiement 
• Frais de rupture, d'annulation ou de retard
• Les congés
• Droits de propriété et accords sur les droits d'auteur 
• Responsabilités et indemnités de chaque partie 
• Les conditions de résiliation du contrat de freelance.

  En fonction de votre secteur d'activité (et des règles de conformité), vous devrez peut-être ajouter des clauses supplémentaires ( non concurrence, confidentialité, transfert de propriété, d'objectif...). De même, stockez tous les modèles juridiques créés en un seul endroit et obtenez un compte auprès d'un service de signature électronique pour co-signer rapidement tous les documents. En ce qui concerne les impôts, la règle générale veut que les freelances soient responsables de leur propre déclaration fiscale. Les seules taxes que vous pourriez avoir à payer sont la TVA. Si vous avez besoin d'informations pour la déclaration des impôts locaux, veillez à les demander au freelance avant le début du travail.   

Mettez en place des processus de paiement pour vos freelances

Payer les freelances est souvent un problème pour les entreprises, même avec de nombreux outils de paiement disponibles. Des pratiques comptables internes rigides y font obstacle.   Dans ce cadre, demandez à votre équipe comptable quels sont les outils de paiement ou les optimisations de processus qu'elle doit réaliser pour traiter rapidement les paiements des freelances. Puis revenez vers votre freelance pour : 

• Se mettre d'accord sur le mode de paiement préféré 
• Décider qui couvre les frais de traitement 
• Établir un calendrier de paiement pratique

 

Créez un kit de bienvenue pour les freelances 

Avec les freelances, vous n'avez pas le luxe de disposer de plusieurs semaines pour faire la "rencontre et l'accueil".  Néanmoins, vous devez offrir une expérience de "bienvenue" plus condensée. La façon la plus simple de le faire est de l'intégrer dans un paquet de bienvenue numérique (un email, un dossier Google, ...)  avec les détails suivants : 

• Présentation générale de l'entreprise : Donnez quelques informations sur votre mission, votre vision, les objectifs du projet et l'environnement de travail. 
• Informations complémentaires sur le projet : mémoires, documentation, guides techniques, guides de style et autres documents pertinents, soigneusement organisés en un seul endroit. 
• Matériel de formation pertinent : tutoriels vidéo rapides, listes de contrôle ou procédures opérationnelles standardisées qui aident vos freelances à mieux comprendre vos méthodes de travail. 
• Calendrier de communication : expliquez à quel moment vous souhaitez que le freelance fasse le point et quels canaux utiliser pour les rapports. 
• Contacts clés : dressez la liste des principaux interlocuteurs pour telle ou telle tâche. En général, vous devez fournir un point de contact principal (responsable direct) + un contact d'urgence (par exemple, un membre des RH).
•  Accès aux outils numériques : partagez les détails de connexion aux outils nécessaires ou envoyez des invitations à des comptes invités. 

Rassemblez tout ce qui précède dans une "page de bienvenue" et partagez-la avec chaque nouveau contractant. Cela vous évitera de perdre beaucoup de temps à répondre à des questions redondantes ou à être sollicité pour des informations importantes sur le projet. Ceci étant dit, ajoutez un peu de "touche humaine" dans votre kit de bienvenue pour freelance.    

Définissez les bons canaux de communication

La première chose à laquelle vous devez penser après avoir engagé un freelance est le choix des canaux que vous (et vos collègues) utiliserez pour communiquer avec lui.  Choisir les bons canaux de communication doit être votre première priorité, car vous devez toujours avoir une trace écrite de tout ce qui a été discuté avec le freelance.  Nous vous suggérons d'informer le freelance de conserver les informations sur les principaux détails du projet en un seul endroit. Le fait d'avoir une trace claire de tout ce dont vous avez discuté avec le  freelance.  Il est également important que vous et le freelance sachiez comment vous joindre. Veillez à ce que les moyens de communication soient les plus efficaces pour vous et le freelance.  Vous devez également vous assurer que vous disposez des bons outils de communication et de collaboration afin que vos freelances restent en phase avec le reste des équipes.   Les canaux de communication que vous choisissez doivent remplir ces trois fonctions :

• Faciliter le partage de fichiers de toutes tailles, rapidement et facilement
• Permettez à toutes les personnes impliquées dans le projet de commenter et de réviser le travail
• Organisez une réunion de lancement 

 

Demandez le feedback des freelances 

Toutes les équipes RH aiment faire des enquêtes auprès des employés. Des enquêtes bien menées peuvent vous aider à trouver des moyens de rendre vos équipes plus heureuses et plus productives. Elles permettent aussi de détecter les premiers signes de désaffection et d'intégrez également une "boucle de rétroaction" dans votre processus d'accueil des freelances.   

Quelles sont les conséquences de l'absence d'onboarding des freelances ?  

  Les freelances ont davantage besoin d'un onboarding que les employés en CDI, car ils n'ont souvent pas la possibilité de poser des questions à leur manager. Si un freelance n'a pas une bonne connaissance du projet ou une bonne compréhension de vos valeurs et des besoins de l'entreprise, le risque qu'il commette des erreurs est plus important. En outre, les freelances peuvent potentiellement créer une crise pour votre entreprise. Ils peuvent par exemple ne pas respecter les normes entreprises, ou ne pas respecter le règlement RGPD et les règles éthiques internes. N'oubliez pas non plus que les freelances qui travaillent pour vous reflèteront aussi votre marque employeur publiquement. S'ils n'ont pas une bonne prise sur vos valeurs et ne se sentent pas particulièrement loyaux envers vous, ils risquent de parler négativement de vous à des clients potentiels ou de créer des malentendus qui peuvent nuire à votre marque. Dans ce sens, vous pourriez également envisager l'offboarding.  

Conclusion 

  Pour résumer, voici comment intégrer des freelances de manière conforme :

• Co-signez un contrat de travail à la msision ou un contrat de travail indépendant.
• Recueillez les informations relatives au paiement du freelance et convenez du calendrier des paiements. 
• Clarifiez avec votre service comptable si des mesures supplémentaires sont nécessaires à des fins fiscales ou de conformité. 
• Consolidez toutes les informations pertinentes sur le projet en un seul endroit et partagez-les avec le freelance. 
• Organisez une réunion de lancement pour mieux orienter votre nouvelle recrue et répondre à ses questions. 
• Continuez à recueillir les commentaires des freelances pour améliorer votre processus de travail en freelance.