Offboarding d’un employé : les bonnes pratiques

L'offboarding des employés est le processus au cours duquel un employé quitte la société pour laquelle il travaillait. Il commence au moment où le salarié remet sa démission et se termine le jour où il quitte l'entreprise, mais ses effets se font sentir longtemps après son départ.

En règle générale, l'employé qui quitte l'entreprise passe par une série d'étapes, notamment la remise du travail à d'autres membres de l'équipe, la restitution du matériel prêté par l'entreprise et la réalisation d'un entretien de départ. L'objectif est d'assurer une transition en douceur pour toutes les parties concernées, de régler les derniers détails et de veiller à ce que l'employé parte en bons termes et conserve une impression positive de l'entreprise.

 

En d'autres termes, l'objectif de l'offboarding est double. D'une part, il s'agit d'aider l'entreprise à améliorer l'expérience des employés et à réduire au minimum l'impact du départ sur l'entreprise. D'autre part, il sert à façonner les dernières impressions critiques que les employés auront de l'entreprise - et l'image qu'ils donneront au monde extérieur.

 

Un processus d'offboarding des employés bien planifié vise à :

• Un transfert de connaissances en douceur : Les connaissances de l'employé qui quitte l'entreprise doivent être transférées aux autres membres de l'équipe afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'écart de compétences une fois qu'il a quitté l'entreprise.
• Comprendre les problèmes organisationnels : Les entretiens de départ révèlent les écueils des processus et les moyens de les améliorer ou de les corriger.
• Évaluer la perception de la marque : Toute perception négative de la marque peut être évaluée au cours de l'entretien de départ et peut être clarifiée avant que les employés ne quittent l'organisation.
• Ouvrir la porte aux employés boomerang : Un entretien de départ harmonieux et productif laisse la porte ouverte aux employés boomerang qui pourraient revenir dans la société à un stade ultérieur.

 

L'offboarding des employés ne consiste pas seulement à leur dire au revoir, mais aussi à comprendre les raisons de leur départ et à prendre des mesures correctives (le cas échéant) susceptibles de contribuer à la croissance de l'entreprise.

 

Offboarding d'un employé : les bonnes pratiques

L'offboarding d’un collaborateur est une responsabilité partagée entre le manager et l'équipe des ressources humaines. L'équipe RH doit guider l'employé qui quitte l'entreprise à travers toutes les procédures légales et tous les documents qu'il doit remplir pour quitter l'entreprise. Mais en tant que manager, vous êtes en mesure de le soutenir tout au long du processus de transition. En prenant le temps de coordonner un processus à l'avance, vous vous assurez que les employés qui quittent l'entreprise partent sur la meilleure note possible.

 

1. Managers, prenez en main l’offboarding de votre collaborateur

En tant que manager, vous devez être présent tout au long du processus d'offboarding, de la même manière que vous l'avez été lors de l'onboarding. Souvent, le manager est la personne qui connaît le mieux l'employé qui quitte l'entreprise. Vous ne voulez pas qu'il se sente abandonné parce qu'il part. Veillez à suivre de près le processus d'offboarding, en continuant à soutenir les derniers jours de l'employé de la même manière que vous l'avez fait lors de ses premiers jours.

 

2. Communiquez sur le départ

Bien qu'il puisse être tentant d'attendre d'avoir tous les détails pour communiquer sur le départ d'un collaborateur, il est plus sage de partager cette information le plus tôt possible afin d'instaurer la confiance et la transparence et de réduire les ragots dans l’entreprise. Communiquez avec l'employé concerné sur la manière et le moment où la nouvelle sera communiquée.

 

3. Faites une passation des données et connaissances

Avant le départ, passez au peigne fin les flux de travail de l'employé. Quelles sont ses responsabilités actuelles ? Quels sont les processus qu'il gère ? Assurez-vous que tout est documenté et partagé correctement, y compris :

• Transférer la propriété de toute information numérique, comme les documents Google
• Déterminer les personnes avec lesquelles ils collaborent pour les projets dont ils sont responsables.
• Mettre par écrit les processus ou les guides non documentés qu'ils utilisent.

 

4. Récupération du matériel

Pendant la période de travail, les biens fournis par l'entreprise, tels que les ordinateurs portables, les téléphones mobiles et autres équipements, doivent être récupérés intacts auprès de l'employé. Une personne du service des ressources humaines ou du service informatique peut être chargée de récupérer tout le matériel prêté.

 

5. Réinitialisation et révocation de l'accès

Des failles de sécurité se produisent lorsque l'accès du salarié aux systèmes de l'entreprise n'est pas révoqué au moment de son départ. La réinitialisation et la révocation de l'accès sont effectuées par le service informatique sur demande des RH le dernier jour travaillé du collaborateur.

 

6. Organiser un entretien de départ

Lorsqu'il est bien mené, un entretien de départ peut vous fournir une mine d'informations, notamment un aperçu des forces et des faiblesses de votre organisation que vous n'auriez pas habituellement et la manière d'améliorer cette dernière.

Un entretien de départ est généralement une réunion confidentielle entre un membre de l'équipe des ressources humaines et l'employé qui quitte l'entreprise. Prenez tous les feedbacks au sérieux et n'oubliez pas que l'entretien de départ jouera un rôle important dans la manière dont le salarié qui quitte l’entreprise se souviendra de vous en tant qu'employeur.

 

Voici quelques questions potentielles à poser lors de l'entretien de départ :

• Qu'est-ce qui vous a incité à chercher une nouvelle opportunité ?
• Que souhaiteriez-vous améliorer dans votre travail ici ?
• Qu'aurions-nous pu faire différemment pour vous inciter à rester ?
• Quelles sont les possibilités d'évolution qui vous auraient intéressé ?
• Qu'est-ce qui a fait de cet environnement de travail un environnement positif ? Un environnement négatif ?
• Qu'est-ce que nous ne faisons pas et que nous devrions faire pour créer une meilleure culture d'entreprise ?
• Qu'avez-vous pensé du processus d'onboarding et d'offboarding ?

 

7. Admin et paies

Tout comme certaines entreprises oublient de révoquer l'accès aux systèmes d'un employé qui quitte l'entreprise, elles oublient parfois de le retirer de la liste de paie.

Même si la plupart des systèmes de paie intègrent cette fonctionnalité, vérifiez que le processus de paiement final est effectué par votre service de paie ou votre service financier. Pour faciliter cette opération, donnez-leur tous les détails dont ils ont besoin, y compris la date de fin de contrat de l'employé, la période de préavis, les éventuels congés payés et tout autre élément important.

 

8. Maintenir le contact

Les anciens employés sont des atouts précieux pour les entreprises. Il est important de rester en contact avec eux. Des groupes d’alumnis peuvent être constitués pour maintenir le contact avec les anciens collaborateurs.