Les bonnes pratiques pour améliorer la DEX (expérience numérique des collaborateurs)

Chaque entreprise aura sa propre stratégie pour mettre en place une belle expérience numérique pour les collaborateurs, mais il y a de nombreux composants sur lesquels vous devrez vous concentrer.   Voici quelques bonnes pratiques pour amorcer la transformation numérique de votre entreprise :  

  Faites passer les intérêts de vos collaborateurs avant la technologie. Les outils numériques sont là pour servir les employés, et non l'inverse. En d'autres termes, les plateformes numériques performantes doivent répondre aux points problématiques des collaborateurs. Elles se concentrent sur une expérience utilisateur satisfaisante et pas seulement sur les étapes du processus de travail qu'elles prennent en charge.   Commencez en recueillant les feedbacks des collaborateurs pour comprendre les avantages et les inconvénients de leur expérience quotidienne actuelle. Étudiez également toutes les analyses pertinentes à votre disposition et utilisez des enquêtes, des groupes de discussion ou des entretiens pour chaque service. Qu'est-ce qui fonctionne pour eux avec les outils dont ils disposent déjà et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Qu'est-ce qui leur permettrait de travailler plus efficacement ?   La technologie est censée faciliter la vie des employés. Toute initiative numérique qui ne donne pas la priorité à un impact positif sur l'expérience des employés n'atteindra pas son objectif.  

Définissez ce que vous voulez réaliser

  Vous devez créer une vision de l'orientation de votre DEX et de la manière dont elle s'inscrit dans le cadre plus large de l'expérience employé de votre entreprise. Pour ce faire, il faut d'abord poser les bonnes questions afin de déterminer quels sont les objectifs à atteindre :

• Comment le DEX soutiendra-t-il vos objectifs commerciaux ?
• Quels sont les outils numériques nécessaires ?
• Quel type de technologie voulez-vous mettre en œuvre ? (Ajouter des fonctions en libre-service, automatiser des processus, améliorer la communication asynchrone, etc.)
• Quel type de formation les collaborateurs devront-ils suivre pour être en mesure d'utiliser les outils ?
• Comment seront gérés les changements qui affectent le flux de travail ?
• Quels sont les indicateurs de réussite, et comment seront-ils mesurés ?

Votre entreprise devra prendre de nombreuses décisions pour mettre en place un DEX solide. Une feuille de route claire vous aidera donc à évaluer les options et les défis qui se présenteront tout au long du processus.  

Communiquez votre vision

  Un nouveau DEX nécessite l'investissement de ressources financières et humaines, ainsi qu'une coordination inter-services, et vous devrez donc obtenir l'adhésion à tous les niveaux. Même la stratégie DEX la plus réfléchie peut échouer s'il y a manque de soutien qui règne dans l'entreprise.   Trouvez une phrase claire et concise qui résume votre stratégie DEX. En diffusant ce discours dans toute l'entreprise, vous familiariserez tout le monde avec le concept.   En étant clair sur les avantages du DEX pour les employés et sur ce qu'il accomplira pour l'entreprise, vous obtiendrez un consensus. Si la communication et la collaboration sont assurées pour informer tout le monde à chaque étape du processus, les employés comprendront ce qui change, pourquoi cela change et, en fin de compte, comment le changement les affecte.  

Constituez une équipe inter-fonctionnelle

  Une vision globale de votre personnel permet de mieux comprendre où se trouvent les possibilités de responsabiliser les employés grâce aux outils numériques. C'est pourquoi une équipe inter-fonctionnelle composée de personnes offrant des perspectives différentes devrait s'approprier la mise en œuvre de la stratégie d'amélioration DEX de manière efficace et opportune.   L'équipe peut inclure les RH en tant que chef de file, pour promouvoir le processus. Elle peut inclure la tech pour mettre en œuvre les outils et le top management pour tester les outils, défendre l'expérience numérique dans toute l'entreprise.   Une équipe cohésive peut aligner des priorités concurrentes et apporter des résultats qui améliorent le DEX au lieu de laisser des lacunes qui sont évidentes pour vos collaborateurs.   

Recherchez et choisissez la technologie

  L'introduction d'une nouvelle technologie affecte le flux de travail, car tout le monde s'y adapte. En d'autres termes, vous devez vous assurer que les outils que vous mettez en place servent leur objectif et valent le temps et l'argent investi.   L'idéal est de disposer d'un lieu de travail numérique qui soit efficace sans être trop compliqué. Comparez plusieurs solutions et faites des démonstrations et des essais avant de prendre la décision finale. La protection des données de vos employés est cruciale, alors demandez aux fournisseurs comment ils abordent la confidentialité et la sécurité des données.   Il est également important de rechercher des options qui permettent la personnalisation et l'adaptation aux besoins des différentes équipes. Vos outils doivent s'intégrer les uns aux autres pour offrir une expérience utilisateur transparente.   La coordination de la recherche et de la sélection de la technologie ne doit pas nécessairement incomber aux RH seules, mais vous devriez certainement être impliqué.  

Ne vous attendez pas à tout transformer en même temps

  Essayer de précipiter l'innovation numérique peut être source de confusion et de résistance. Vous pouvez trouver un équilibre entre l'efficacité et la préservation du DEX en fractionnant les changements en petites portions.   Ne mettez pas en œuvre tous les nouveaux outils en même temps, commencez par un seul. Allez-y projet par projet, avec un soutien important et un certain degré de flexibilité. Cela vous permet d'apprendre au fur et à mesure l'utilisation réelle des outils par vos employés.  

Fournissez une formation suffisante

  Soutenez vos collaborateurs pendant la formation, avec une assistance technique et un environnement où il est acceptable de faire des erreurs et où demander de l'aide est bienvenu. Cela accélérera le processus d'adoption de la technologie. Sans une formation adéquate, vos employés risquent de ne pas être en mesure de naviguer dans le nouveau système et vont finir par se décourager.   Voici quelques idées à prendre en compte pour fournir à vos collaborateurs le type de formation qui soutient le DEX :  

• Choisissez un format de formation approprié. Trouvez les méthodes qui ont bien fonctionné dans le passé et proposez des choix pour différents niveaux de compétences techniques. Il peut être utile de former une personne de chaque équipe qui peut gérer et personnaliser la formation pour les autres membres de l'équipe.
• Mettez en place des méthodes de déploiement bien organisées avec des délais réalistes.
• Aidez les employés à comprendre précisément ce que vous attendez d'eux tout en leur donnant suffisamment de temps pour s'adapter à la nouvelle façon de faire.
• Accordez la priorité à la formation.
• Faites la promotion des nouvelles compétences et de l'aide à l'accomplissement de leur travail que les employés tireront des nouvelles technologies. Vous devez également prévoir du temps pour la formation.
• N'attendez pas d'eux qu'ils le fassent sur leur temps libre en plus de leur charge de travail.
• Encouragez la formation.
• Trouvez des récompenses qui, vous le savez, motiveront vos employés à suivre la formation. 

 

Mesurez l'expérience numérique des employés

  La meilleure façon de déterminer le succès de votre stratégie DEX est de recueillir les feedbacks honnêtes de vos employés. Si les employés rencontrent des difficultés, efforcez-vous de les comprendre et ne cherchez pas d'excuses. Vous serez en mesure d'identifier les problèmes qui, selon les employés, ont le plus besoin d'être résolus, et ils apprécieront les mesures prises pour apporter des améliorations. Encore une fois, vous pouvez utiliser des sondages, des entrevues et d'autres méthodes de rétroaction pour mesurer votre DEX.   Déterminez quelle est votre base de référence et comparez vos données. Mesurez-les régulièrement, afin de pouvoir identifier :   

• Quels domaines de l'investissement numérique fonctionnent
• Si certains domaines sont moins performants, et pourquoi
• Quels ajustements de la stratégie DEX vous devez faire
• Quand vous pouvez apporter des améliorations.

 

Travaillez sur les améliorations

  Vos données vous aideront non seulement à identifier les points sensibles, mais aussi à déterminer ce que vous pouvez améliorer ou perfectionner. Bien entendu, le DEX est un processus qui va bien au-delà de la phase de mise en œuvre. Ne vous concentrez donc pas uniquement sur la création de l'expérience, mais aussi sur la gestion et l'amélioration de votre lieu de travail numérique. La technologie ne cessera d'évoluer, et vous devrez donc faire progresser et façonner votre DEX en permanence.