Créer une équipe RH à partir de rien vous offre une occasion unique de façonner votre culture entreprise. Les RH font beaucoup plus que les tâches tactiques associés à cette fonction. Une stratégie et une équipe RH solides peuvent rendre les lieux de travail plus engagés, plus productifs et plus rentables.
C’est pour cela que la meilleure façon d’établir une base solide en matière de RH est de créer des politiques, des procédures opérationnelles standard et des plans d’atténuation de risques.
Que vous soyez un département RH qui cherche à se développer ou une startup prête à faire sa première embauche RH, voici quelques éléments importants pour monter un service RH solide, en partant de zéro.
A quel moment dois-je constituer mon équipe RH ?
Il n’existe pas de » bon moment » pour embaucher un RH ou agrandir une équipe existante. Les responsables RH doivent plutôt être attentif sur leur charge de travail actuelle et évaluer tous les problèmes liés au personnel, problèmes de recrutement ou d’attrition.
Ceci étant dit, lorsque vous atteindrez la barre des 50 employés, vous souhaiterez avoir un ou plusieurs collaborateurs dédié aux ressources humaines.
Si vous n’avez pas de RH
Dans une startup ou une entreprise à croissance rapide, les salariés ont l’habitude de porter de plusieurs casquettes. Il faudra alors faire appel à un prestataire externe afin qu’il réalise les tâches liées aux ressources humaines. Ils peuvent être responsables de la paie, de la conformité, du recrutement et de l’administration des avantages sociaux dans les petites et moyennes entreprises.
Si vous avez une petite entreprise (c’est à dire moins de 15 personnes)
Vous pouvez peut-être encore vous en sortir en utilisant des gestionnaires RH embauchés en tant que prestataires et un système d’information robuste sur les ressources humaines (SIRH).
Seulement, si vous commencez à voir des problèmes RH, comme un taux de rotation élevé ou des problèmes de performance des salariés, il est temps d’embaucher un employé dédié.
Si votre équipe RH est composée d’un seul membre
Il faudra embaucher un deuxième responsable RH dès que la barre des 50 employés aura été dépassée sur la liste de fiches de paie. Les exigences de conformité augmentent lorsque vous dépassez cette limite d’effectif à temps plein.
De même, si le taux de rotation de votre entreprise est élevé ou si vous êtes dans un secteur hautement réglementé, vous aurez besoin d’un deuxième RH rapidement. Il en est de même si les exigences sont croissantes en matière de conformité et de formation.
Comment recruter un bon RH ?
La première question à se poser en tant que dirigeant ou cadre est : quel est le premier profil RH à recruter ?
Votre première option est de recruter un responsable RH assez généraliste, c’est-à-dire une personne qui veut tout faire, un DRH. Idéalement, cette personne a l’habitude de travailler avec un comité de direction et est capable de construire une politique RH et de la déployer. Cette personne doit déjà savoir coordonner différentes expertises et fonctions RH.
Si vous recrutez ce type de profil, vous devez miser sur des personnes avec lesquelles vous avez une grande adéquation sur le plan humain. Cette personne doit en quelque sorte partager votre vision de l’entreprise.
Cette personne doit également être capable d’élargir le champ de ses compétences et de passer facilement d’une tâche à une autre. Lorsque vous êtes une startup, vous avez besoin de collaborateurs qui ont envie d’apprendre de tout.
Votre deuxième option est d’embaucher un « expert en recrutement », quelqu’un qui aime ça et qui veut passer du temps à le faire.
Choisissez également quelqu’un qui est autonome et bien organisé. Le problème, c’est que tous les recruteurs ne sont pas comme ça : certains aiment la dimension commerciale et ne veulent travailler que sur le « closing » des candidats. Cependant, il manquera alors la partie organisationnelle : choisir un ATS, s’informer sur ce qui se passe sur le marché, développer des processus de recrutement, former des managers, prendre du recul sur l’entreprise…
Enfin, votre troisième option est d’engager un office & admin manager. Il s’agit d’un employé moins expérimenté occupant un poste opérationnel. Il s’occupera de gérer vos bureaux, les événements, la vie de l’équipe, les prestataires de services, et même les tâches administratives liées aux RH, comme les contrats.
Les startups commencent souvent par utiliser Payfit par exemple. On peut devenir administrateur RH très tôt dans sa carrière avec un tel outil.
Quels sont les principaux éléments pour construire votre équipe RH ?
Conception organisationnelle de l’entreprise
La conception organisationnelle est l’élément centrale de l’entreprise. Elle facilite l’efficacité en éliminant les doubles emplois et rend les processus, les procédures plus efficaces. En effet, il permet de transmettre les bonnes informations aux bons salariés au bon moment.
Une méthode approuvée est le concept des 7 S de McKinsey. Vous l’utilisez pour voir si les différentes parties de votre entreprise fonctionnent harmonieusement ensemble et voir comment les améliorer. Ces composantes comprennent les éléments suivants :
- Stratégie (votre plan d’affaires)
- Structure (comment votre entreprise est organisée)
- Systèmes (activités quotidiennes)
- Shared Values qui correspond aux valeurs partagées (déclaration de mission et objectifs)
- Style (le leadership)
- Staff (la culture et les capacités du personnel)
- Skills qui correspond aux compétences (ce dont l’organisation est réellement capable)
Rémunération et avantages sociaux des salariés
Les travailleurs recherchent des entreprises qui mettent l’accent sur le bien-être. C’est à dire que les meilleurs talents sont à la recherche de la meilleure rémunération et des meilleurs avantages sociaux. En effet, plus votre entreprise grandit, plus le type de rémunération et d’avantages sociaux doit être complet. Les services RH internes doivent leur offrir quelque chose, savoir ce que veulent les salariés afin de pouvoir attirer et retenir les talents.
Formation et perfectionnement
En matière de recrutement, mettre en place un bon programme de formation et de développement au sein de votre entreprise est essentiel. En fait, c’est l’une des principales raisons pour lesquelles les candidats sont susceptibles de s’engager dans une entreprise.
En outre, les salariés qui ne reçoivent pas la formation dont ils ont besoin sont plus susceptibles de quitter leur emploi.
Équipes RH internes ou externes
Il y a de nombreux avantages d’avoir un département RH interne. En particulier, il est beaucoup plus facile de cultiver une culture positive, de résoudre les problèmes et d’ajuster les pratiques pour permettre un développement organique. Les inconvénients d’une équipe RH interne sont qu’elle peut être coûteuse. En outre, il peut être difficile de trouver le bon spécialiste ou la bonne équipe qui correspond aux valeurs de votre entreprise.
L’avantage d’avoir une équipe RH externe est que les entreprises spécialisées ont des connaissances et des compétences approfondies dans des domaines spécialisés. Il peut s’agir de conformité légale, de coaching et de développement, et de benchmarking. Cela donne également aux entreprises le temps de se concentrer sur leurs activités plutôt que sur les questions de ressources humaines et de conformité des effectifs du personnel.
Les inconvénients de l’externalisation de votre équipe RH sont qu’elle peut sembler impersonnelle et déconnectée de la culture d’entreprise. Le fait que ce département RH soit extérieur à l’entreprise peut être un problème car vous abandonnez le contrôle de certains processus.
Vous ne serez pas non plus en mesure de suivre les opérations quotidiennes de la startup et les préoccupations liées aux RH. Ce qui est le mieux pour votre entreprise dépendra de vos propres défis et des ressources auxquelles vous avez accès.
De plus, il est bon de planifier et d’avoir des objectifs RH réalistes qui correspondent aux valeurs de votre entreprise. Au fur et à mesure que votre équipe s’agrandit, les besoins de votre entreprise nécessiteront quelques ajustements. La mise en place d’un plan dès le départ simplifiera ce processus et permettra un développement organique.
Construire une bonne culture d’entreprise
Un élément essentiel du recrutement est la culture d’entreprise. Définir les valeurs et les méthodes de travail est fondamental pour attirer les bons candidats et recruter efficacement. Vos valeurs sont des arguments de « vente » pour les candidats comme pour les clients. Cela représente les fondements et les bases de votre entreprise sur le long terme.
Concrètement, ces valeurs doivent se matérialiser par un processus d’onboarding méticuleux, avec :
- un petit-déjeuner de bienvenue
- l’implication des fondateurs/PDG en tant que présentateurs
- une présentation complète des équipes et des produits/services
Il est également intéressant de mettre en place un système de « job chat » qui permet aux nouveaux arrivants d’apprendre à se connaître et d’inspirer la transversalité entre les différentes équipes.
Les procédures d’intégration et de recrutement
Une intégration efficace réduira le risque de rotation rapide du personnel tout en augmentant potentiellement la rétention. Écoutez ce que veulent vos collaborateurs et donnez-leur une idée complète de ce que leur travail impliquera.
Logiciel de gestion des ressources humaines
Lancer un département RH en partant de zéro ne va pas sans difficultés. Cependant, être organisé et pouvoir accéder aux données, les stocker et les gérer efficacement est l’un des aspects clés de la gestion d’une entreprise en RH.
Vous devriez envisager d’investir dans un logiciel de GRH de bonne qualité. Un logiciel, un CRM peut potentiellement stocker toutes les informations sur vos salariés, les rapports de performance, les activités, les présences et les droits/gestion des congés…
Un bon logiciel peut également vous aider à gérer la paie, une tâche qui peut être fastidieuse si elle est effectuée manuellement.
Conclusion
Personne n’a dit que ce serait facile de mettre en place et de gérer un département RH, en revanche vous ne pouvez pas vous permettre de faire des économies. Une équipe RH met les points sur les « i » que se soit en terme d’exigences fiscales, de la conformité et des rapports par exemple. Mais elle contribue également à créer une marque employeur attrayante et à favoriser une culture d’appartenance sur le lieu de travail.
Date de publication : 8 septembre 2022
