Gérer des employés au bureau et en full remote n’est pas toujours simple pour tout manager.
La mise en place d’une équipe à distance qui travaille au moment et à l’endroit où elle se sent la plus créative et en sécurité peut vous donner du pouvoir, à vous et à vos employés. Si vous avez du mal à gérer le travail en full remote, poursuivez votre lecture et découvrez des conseils qui vous aideront à constituer une bonne équipe, quel que soit son lieu de travail.
Les compétences dont un bon manager a besoin sont généralement les mêmes, que vous travailliez à distance ou dans vos locaux. Votre objectif, qui est d’aider votre équipe à réussir et à développer l’entreprise, ne change pas. Cependant, il arrive que la réalisation de ces objectifs à distance nécessite une approche ou un outil différent.
Comment gérer une équipe à distance ?
Pour bien gérer une équipe à distance, les managers doivent trouver d’autres moyens pour continuer à responsabiliser les collaborateurs.
Il est utile d’être prêt à expérimenter d’autres moyens de communications et la façon dont les réunions sont menées.
Les managers doivent se familiariser avec les meilleures pratiques de télétravail et s’attendre à un certain nombre d’essais et d’erreurs. Pour commencer, voici quelques conseils de base pour aider les managers lorsqu’il s’agit de gérer le full remote.
Comprendre les défis courants du télétravail
En général, les entreprises et les RH rencontrent deux grands défis lorsqu’ils gèrent des collaborateurs à distance.
Le manque de temps passé en tête-à-tête avec les collègues et les managers
Les interactions en face à face sont essentielles à nos échanges quotidiens.
Les managers s’appuient souvent sur les échanges sur le lieu de travail pour suivre la productivité et l’implication des employés dans leur travail.
Il est également plus facile de suivre les humeurs et d’aborder les points de frustrations, de manière proactive dans des espaces de travail partagés.
Parallèlement, les gens analysent inconsciemment les visages et les postures corporelles des autres pour « lire » leurs réactions. Cela vaut aussi bien pour le feedback constructif que pour le réconfort amical.
L’absence de communication en personne peut donc être fortement ressentie par les membres de l’équipe mobile et peut-être encore plus en période de stress ou de changement.
Le manque de communication
Lorsqu’on travaille à distance, on ne peut pas jeter un coup d’œil pour voir si un collègue ou un manager est là pour répondre à une question rapide.
De plus, les email ou message peuvent passer inaperçus et une accumulation de messages sans réponse peut ralentir les progrès et l’avancement des tâches.
En même temps, la subtilité et la nuance que l’on trouve dans les interactions interpersonnelles peuvent se perdre dans les réponses hâtives entre télé travailleurs. Les personnes qui sont par ailleurs agréables et cordiales en personne peuvent passer laisser passer un autre message dans leurs emails.
Les managers peuvent aider à résoudre ces problèmes en donnant l’exemple de stratégies de communication efficaces.
Fixez des normes claires de productivité lors du travail à distance
Certaines normes de productivité varient en fonction de l’emploi, d’autres peuvent être standard dans toute l’entreprise.
La politique de l’entreprise peut être de répondre à tous les emails des clients avant la fin de la journée, ou de rendre tout le monde disponible pour les réunions et les appels de 9 heures à 18 heures par exemple.
Les normes individuelles doivent être analysées et documentées, même de manière informelle.
Par exemple, vous et votre équipe de télétravail pouvez décider que tout développeur affecté à un projet doit livrer un code prêt à être testé en cinq jours ouvrables, et que si un délai n’est pas respecté, il doit y avoir un préavis de 48 heures.
Pendant ce temps, un sales peut doit ouvrir un certain nombre de comptes par semaine. Un recruteur peut avoir à mener 20 entretiens téléphoniques et à pourvoir cinq postes par mois par exemple.
Bien que certains managers puissent considérer la documentation des normes de productivité comme un effort supplémentaire, elle peut vous aider à repérer les tendances qui doivent être traitées.
Identifier et fournir les bons outils
La plupart des tâches à distance peuvent être effectués avec un peu plus qu’un ordinateur, un accès à Internet, un téléphone et un casque. Les besoins et les normes de sécurité de votre entreprise doivent déterminer si les outils numériques sont fournis par le biais d’un disque partagé auquel on accède par un VPN sécurisé ou par des dossiers Dropbox. En fonction du travail produit à domicile, du poste, vous pouvez fournir du matériel supplémentaires.
Réfléchissez bien si les collaborateurs en remote reçoivent des ordinateurs portables de l’entreprise ou peuvent utiliser leurs ordinateurs portables personnels.
La cybersécurité et la sécurité des données sont évidemment importantes lorsqu’on envisage le matériel, les logiciels et l’endroit où les employés peuvent accéder aux serveurs centraux. Vous devrez peut-être aussi vérifier la bande passante et la fiabilité des connexions Internet, ainsi que le lieu de travail de la personne : à domicile ou dans un espace de coworking.
De même, la visio peut être utile aux petites comme aux grandes équipes. Voici quelques idées pour vous aider à choisir le bon logiciel pour votre équipe :
Slack
Slack est un outil de messagerie pour les entreprises de toutes tailles. Slack est un excellent moyen de rationaliser la communication car vous pouvez envoyer des messages à l’entreprise (ou à différentes équipes) dans divers canaux Slack ou envoyer des messages directs aux personnes avec lesquelles vous souhaitez travailler en tête-à-tête.
Zoom
Si vous devez organiser une réunion d’équipe, l’utilisation d’un outil de vidéoconférence comme Zoom est le meilleur moyen de communiquer.
Google Drive
Le partage de fichiers et d’informations n’est pas facile lorsque vous travaillez à distance.
L’utilisation d’un outil comme Google Drive peut vous aider à partager des informations, à collaborer sur des documents et des présentations importants, et bien plus encore.
Trello
Si vous voulez avoir une équipe distribuée avec de nombreux domaines d’actions, vous devez trouver un moyen de garder tout le monde sur la même longueur d’onde. L’utilisation d’un outil de gestion de projet comme Trello vous aidera à mettre en évidence tous les progrès réalisés par rapport à vos objectifs hebdomadaires.
Réservez des jours, des heures et des méthodes spécifiques pour l’interaction de l’équipe.
Comme nous l’avons mentionné précédemment, les interactions occasionnelles sur le lieu de travail favorisent la convivialité, le travail d’équipe et la compréhension de l’autre.
Pour les équipes éloignées, il peut être nécessaire de faire un petit effort supplémentaire pour recréer une telle communication. Et lorsqu’il y a un mélange de collaborateurs sur place et hors site, les managers avisés cherchent des occasions d’inclure tout le monde dans les activités et les discussions de l’équipe chaque fois que cela est possible.
Encouragez vos travailleurs à distance à vous contacter régulièrement, vous et les autres membres de l’équipe, et vice versa. Ce qui constitue un « contact régulier » dépend, bien sûr, du poste et des tâches que les personnes en remote doivent accomplir.
Comment favoriser les connexions et l’interaction ?
De toute évidence, les emails, les messages instantanés et les appels téléphoniques ou visios sont essentiels à l’interaction à distance.
Dans la mesure du possible, il est utile que les employés tiennent à jour leur calendrier de travail sur une plateforme ou une application centralisée.
Il est également utile de prévoir des notifications d’absence sur les logiciels et de répondre aux emails hors du bureau pendant les heures de travail normales. Ces petites choses en apparence contribuent à minimiser les frustrations associés aux goulots d’étranglement en matière de communication.
Pour les bureaux entièrement éloignés, encouragez les membres de l’équipe à prendre le téléphone ou à programmer de courts appels vidéo pour réduire les allers-retours.
Pour suivre les progrès et favoriser la cohésion de l’équipe, il est utile de fixer une heure pour les interactions en ligne. De brèves vérifications quotidiennes ou des réunions d’équipe aident les managers ainsi que les chefs de projet à évaluer les situations et à identifier les obstacles.
Chacun devrait également partager un email hebdomadaire sous forme de to do ou de brief décrivant ce sur quoi il travaille, en notant les échéances et les préoccupations à venir.
Assurez un suivi régulier des collaborateurs à distance.
Les appels individuels les plus efficaces ne servent pas uniquement à contrôler la productivité. Ils peuvent également constituer un moyen efficace de maintenir la motivation et l’engagement des collaborateurs à distance.
Idéalement, des entretiens individuels réguliers : quotidiens, hebdomadaires ou bihebdomadaires peuvent aider le manager à :
- Déterminer si l’employé se porte bien dans l’ensemble.
- Travailler avec le collaborateur pour identifier et éliminer les goulots d’étranglement.
- Discuter des plans de développement professionnel de l’employé.
- Répondre à une série de questions pertinentes pour l’employé.
Selon le profil du salarié et la nature de son travail, une interaction plus ou moins routinière peut être nécessaire. Par exemple, un collaborateur peut avoir besoin d’un appel une fois par semaine, tandis qu’un autre peut avoir besoin d’appels quotidiens.
Dans la mesure où cela est raisonnable et où les horaires le permettent, les managers doivent s’adapter aux besoins et aux calendriers des membres de l’équipe.
Date de publication : 19 juillet 2022
