Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons ce qu’est un SIRH (système d’information sur les ressources humaines) ou SGRH (système de gestion des ressources humaines).
En termes simples, c’est un système qui intègre les activités RH et les technologies de l’information. Le processus permet le traitement des données, le suivi et la gestion des ressources humaines, de la paie et de la comptabilité.
Il concentre toutes les données RH et facilite votre processus de travail. C’est pourquoi vous devez d’abord comprendre ce que veut votre entreprise et ensuite choisir les bonnes exigences pour votre SIRH.
Un système d’information sur les ressources humaines (SIRH) est un engagement coûteux à ne pas prendre à la légère. Par conséquent, les entreprises doivent être raisonnable et impliquer les parties prenantes appropriées dans le processus d’évaluation et de sélection.
De nombreux SIRH sont disponibles à différents prix et offrent différents niveaux de fonctionnalité. Étant donné l’importance du choix que fait l’employeur, le progiciel sélectionné doit répondre à ses besoins actuels. Il doit être suffisamment souple pour évoluer avec l’entreprise dans un avenir prévisible. Toutefois, les contraintes de budget, de matériel et de temps auront une incidence sur le choix effectué.
Regardons de plus près toutes les problématiques qui tournent autour du SIRH.
Pourquoi avoir un SIRH ?
Un SIRH (système d’information sur les ressources humaines) est un logiciel qui simplifie la gestion des processus et des données relatifs aux RH. Il intègre et consolide plusieurs fonctions comme les dossiers des employés, les congés, la paie et les avantages sociaux en un seul endroit.
Investir dans un SIRH efficace apportera à votre entreprise de nombreux avantages comme :
- La rationalisation et l’amélioration de l’accès à l’information centralisée dans un système
- Une production de rapports utiles
- Gagner du temps sur les tâches administratives en éliminant la duplication des données
- Garantir la sécurité des données
- Soutenir les efforts de conformité
- Améliorer l’expérience des employés et des candidats
Dans les petites comme dans les grandes entreprises, les RH sont chargées de nombreuses responsabilités essentielles qui impliquent la documentation, le stockage et la récupération de données. La gestion numérique de ces tâches à l’aide d’un SIRH performant permet d’améliorer l’efficacité du département RH.
Les circonstances suivantes peuvent être des indicateurs qu’il est temps d’envisager la mise en œuvre d’un SIRH ou de passer à un nouveau système :
- Votre personnel est en pleine croissance
- Vous savez qu’il existe une meilleure façon de gérer la partie administrative
- Vous voulez simplifier les processus et suivre davantage de données
- Vous voulez avoir une vue d’ensemble des données relatives à vos employés
- Vous devez être prêt pour un audit
Comment bien choisir un SIRH ?
Choisir le bon SIRH est une entreprise importante, qui dépend des besoins et du budget de votre société. Il est également important de comparer plusieurs options avant de prendre une décision.
Essayez de suivre les étapes suivantes pendant le processus de sélection du SIRH :
- Connaissez les besoins et les plans à long terme de votre entreprise
- Réunissez une équipe composée de RH, de TI, de gestionnaires, de décideurs clés afin d’obtenir des commentaires. Vous aurez alors une perspective pour créer une liste d’exigences du système RH à adopter
- Effectuez des recherches approfondies sur les prestataires de logiciels de gestion RH répondant à vos besoins et votre budget
- Demandez aux fournisseurs des essais gratuits et des démonstrations en direct
- Profitez de cette occasion pour évaluer leur service clientèle
- Faites un choix éclairé, puis réévaluez-le après la mise en œuvre du SIRH en question
Liste des principales exigences et caractéristiques du SIRH
Gestion des informations sur les employés
Elle sert principalement à stocker les informations sur les employés, à les suivre et à établir des rapports. Elle aide également le département RH à soutenir les employés lors du processus de prise de décision.
Que comprend l’information sur les employés ?
- Dossiers et base de données des employés
- Portail libre-service des employés
- Historique des emplois
- Historique des salaires
- Historique des mesures disciplinaires
- Plans d’assurance
- Détails bancaires et fiscaux
- Congés utilisés et accumulés
- Gestion financière/de la paie
La principale priorité d’un SIRH est de s’assurer que vos employés soient payés correctement et que des registres comptables soient tenus. Les principales fonctionnalités financières/de paie sont :
- Paie
- Calcul des heures supplémentaires
- Déductions automatiques
- Gestion et historique des salaires
- Commissions et primes, récompenses
- Informations bancaires et fiscales
- Gestion de l’intéressement
- Gestion des avantages sociaux et gestion du personnel
- La gestion des avantages sociaux est un élément fondamental de toute solution SGRH.
Quels sont les points clés ?
- Assurances
- PTO (temps libre personnel ou temps libre payé)
- Indemnités de déplacement
- Plans de retraite
- Programmes de bien-être des employés
- Permettre aux employés de s’inscrire aux avantages sociaux par le biais de la GRH réduit les erreurs et les efforts inutiles.
Conformité
La conformité est une exigence du système SIRH qui peut prendre deux aspects. Tout d’abord, il doit veiller au respect de la législation en matière de travail. En outre, dans les entreprises européennes, votre SIRH doit se conformer aux règles du Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour le traitement des données des employés.
Un SIRH peut être configuré pour envoyer des notifications pour les échéances de déclaration et lorsque des changements réglementaires nécessitent une action.
Admissibilité des employés
Cela concerne :
- Conformité et déclaration de la paie et des impôts
- RGPD
- Normes ISO
- Conformité à l’EEO
- Suivi/gestion de la conformité spécifique à l’entreprise
- Formation et développement professionnel
Les programmes de formation, d’apprentissage et de développement personnel de vos employés peuvent tous être intégrés à un SIRH. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises qui ont besoin de licences et de certifications. Cela vous permet également de générer des rapports pour les inventaires de talents et la planification de la relève.
Formation
Le SIRH peut vous aider à structure vos données et vous apporte :
- Une gestion des certifications professionnelles
- Une administration des cours de formation
- Une personnalisation des tests et de la formation
- Une normalisation du contenu
- Une gestion des performances
- Un matériel d’apprentissage multimédia
- Une gestion du temps et des présences
Salaires et vie de l’employé
Le logiciel SIRH de gestion des salaires et des avantages sociaux vous permet également de suivre les heures et les présences. L’intérêt est de mieux répondre aux besoins des collaborateurs de votre entreprise et d’optimiser les opérations. Voici d’autres avantages lié au SIRH :
- Enregistrement des entrées/sorties
- Rapport de temps
- Suivi du temps
- Facturation des projets
- Suivi des heures supplémentaires
- Planification de la main-d’œuvre
- Congés payés (PTO)
- Gestion des absences
- Biométrie
- Calendrier des congés
- Fonctions de recrutement et d’intégration, d’onboarding
- L’utilisation d’un SIRH améliorera l’ensemble de votre processus de recrutement.
- Chaque fonctionnalité a ses points clés
- Déroulement détaillé des processus
Recrutement
Dans la partie recrutement, un SIRH vous aide dans pas mal de vos missions :
- Offres d’emploi
- Intégration des médias sociaux
- Candidatures en ligne
- Système de suivi des candidats (ou intégration)
- Réponse automatique
- Présélection des candidats
- Lettres d’offre d’emploi
- On boarding
- Préparation à l’emploi
- Remplissage des dossiers d’employés sans papier avec signature électronique
- Instructions sur les informations essentielles
- Présentation de l’entreprise et du personnel clé
Capacités d’intégration
Le SIRH réduit la double saisie d’informations qui prend beaucoup de temps, car les données sont toujours synchronisées et affichées en temps réel. Si vous modifiez le taux de salaire d’un employé dans le système de paie, par exemple, il sera mis à jour dans tous les autres enregistrements pertinents.
Facilité d’utilisation et transparence pour les employés
Parce que la plupart des employés sont habitués à travailler dans un environnement numérique, ils préfèrent accomplir les processus eux-mêmes et avoir un accès rapide aux informations et aux réponses qu’ils demandent.
Importation et exportation de données
Il est plus efficace de pouvoir importer et exporter des informations d’un endroit à un autre. Si vous pouvez charger votre nouveau SIRH avec autant de données actuelles que possible provenant d’autres ressources, cela prendra beaucoup moins de temps que la saisie manuelle.
Protection des données
Non seulement le système doit être suffisamment sophistiqué pour empêcher les cyberattaques. Cependant, il doit également garantir que chaque utilisateur n’a le droit de voir ou de modifier que les informations auxquelles il est autorisé. C’est pourquoi un système permettant différents niveaux d’accès est nécessaire.
La cybersécurité doit être une priorité dès le début du processus de déploiement. Ensuite, maintenez des mesures et des procédures de sécurité rigoureuses pour assurer la sécurité des données de vos employés.
Quelles étapes à suivre après avoir choisi son SIRH ?
Une fois que vous vous êtes familiarisé avec la liste des exigences SIRH, les étapes suivantes sont les suivantes :
- Sélection du SIRH
- Mise en œuvre du SIRH
- Évaluation du prestataire SIRH
- Questionnaire SIRH
Chaque étape a ses outils à utiliser pour obtenir un système SIRH le plus adapté possible à votre modèle d’entreprise et à vos employés :
- Implémentation du SIRH
- Critères de sélection du SIRH
- Evaluation des fournisseurs de SIRH
- Exemples de questionnaires SIRH
Conclusion
Toutes les entreprises ont besoin d’un système de gestion des ressources humaines pour conserver les informations sur les employés dans un endroit accessible. Celui-ci permettra de gérer, participer aux processus d’embauche et de gérer les informations de votre entreprise (financières, compta et assurance…).
Date de publication : 21 septembre 2022
