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La définition d’un besoin en recrutement d’une entreprise est un processus très important, à la charge du recruteur, en coopération avec le responsable du département concerné par le besoin. En effet, le recrutement est un investissement en temps, mais également financier. L’analyse de ce besoin a donc pour objectif d’identifier les raisons de ce recrutement et de fixer les critères de sélection d’un candidat. Quelles sont les étapes pour bien définir un besoin de recrutement ?
Pourquoi bien définir le besoin en recrutement ?
Définir un besoin en recrutement est une étape clé qui offre de nombreux avantages.
C’est un processus qui va vous aider à trouver le bon profil plus facilement grâce à une vision claire du profil et détaillé du recrutement.
Le gain de temps est non négligeable notamment pour le tri des candidatures et la partie sourcing de la chasse.
Définir le poste que va occuper le futur employé
Dans cette première étape, le chargé de recrutement doit impérativement connaître l’intitulé de poste, les missions et responsabilités du futur collaborateur. Les compétences spécifiques techniques ou soft skills liées au poste doivent également être précisées. De même, les diplômes ou les niveaux d’études requis et l’expérience recherchée par l’employeur doivent être communiqués.
La définition du poste comprend aussi les éventuelles difficultés liées au poste et les possibilités d’évolution sans oublier le type de contrat. Le nombre de postes ouverts, le degré d’urgence de l’embauche et la localisation géographique du lieu de travail sont également des éléments importants qui participent à la définition des besoins en recrutement. Quant à la mission du futur salarié, il doit être clair et sans équivoque pour toucher les candidats cibles.
Pour optimiser le recrutement, la rédaction de la fiche de poste doit préciser le rôle et la place du futur collaborateur au sein de l’entreprise pour ne pas créer d’incompréhension.
Rechercher les objectifs du recrutement
Le recrutement d’un nouveau collaborateur est une décision très importante pour une entreprise. En effet, il doit favoriser le développement des activités et soutenir la croissance de la société. Au moment d’analyser le besoin en recrutement, il est indispensable de déterminer les objectifs et priorités.
Un recrutement est par exemple envisagé pour renforcer le service commercial, faire face à une surcharge soudaine de travail, libérer un head of sales des tâches chronophages et lui permettre d’avoir du temps libre pour se concentrer sur des sujets stratégiques. Vous devez également faire le point sur les capacités du manager à déléguer les tâches. En d’autres termes, le degré de responsabilité qu’il est prêt à donner au futur salarié recruté.
Identification des besoins
À l’origine d’un recrutement, il y a un besoin exprimé par l’entreprise à travers son CEO, mais aussi la personne à la tête du pôle. Cependant, ce besoin est parfois imprécis et doit être étayé en présence d’un talent partner ou d’un TAM afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde avant de commencer le processus de recrutement. En effet, si le besoin est mal défini par le chargé de recrutement, le recrutement a de grandes chances d’être un échec même avec toutes leurs bonnes intentions.
Pour éviter ce genre de situation, vous devez sonder les services ou managers concernés. Le but étant de vous aider à étoffer la description du besoin. Afin d’y parvenir, vous pouvez le cas échéant demander la description d’une journée type et les tâches que devra effectuer le futur collaborateur. Ainsi, en tant que recruteur, vous allez avoir la liste complète des missions et des responsabilités du candidat.
Les outils indispensables pour vous aider à définir un besoin de recrutement
Plusieurs outils sont à votre disposition pour bien définir un besoin en recrutement d’une entreprise.
Les questionnaires
Pour aider le CEO ou le manager à formaliser ses besoins en recrutement, vous pouvez proposer un questionnaire dédié qui se présente sous la forme d’un formulaire. Dans le champ, il y aura par exemple :
- l’intitulé du poste,
- le service qui exprime ses besoins,
- un résumé du poste,
- la liste des fonctions essentielles.
Les compétences et les connaissances nécessaires pour le poste doivent également être présentes dans le questionnaire. Ce document est essentiel pour commencer l’analyse des besoins et gagner du temps.
Le tableau plus détaillé pour définir les besoins de recrutement de l’entreprise
C’est un document plus complet qui recense tous les besoins. Il se présente généralement sous la forme d’une grille. Ce tableau doit contenir la liste des compétences des équipes, le système de remplacement prévu en cas d’absence d’un salarié. Il faudra également préciser les compétences manquantes ou urgentes nécessaires pour développer e pôle ou l'entreprise.
Recourir à un ATS
Pour harmoniser le processus de recrutement, l’utilisation des logiciels spécialisés est une option. Ils vont vous faire gagner du temps, car vous n’aurez pas à faire les tâches répétitives. D’autres logiciels peuvent vous permettre de centraliser les informations utiles concernant les candidats potentiels tout en automatisant les tâches comme le tri des CV.
Le fait de définir un besoin de recrutement permet de rédiger des fiches de postes plus précises et sans équivoque. Les risques d’engager le mauvais profil seront donc diminués.
